為什么要選擇視頻會議系統?

中國投影網投影資訊　2010-7-13 10:05:09　編輯：阿梅　[ 大中小 ]

　　隨著企業規模發展壯大，人員和分支機構增多，也不可避免的產生了許多“成長的煩惱”，比如：企業管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費問題等。其實只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時的發布決策信息，執行者就可以更迅速執行決策搶占商機，最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。

　　溝通在企業運營中占據非常重要的地位，傳統的遠程溝通方式無非采用電話聯系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費2天以上的外出行程，伴隨產生的是高額的差旅費用，增加了企業的運營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質量與效率成了企業領導者必須考慮的事情。

　　針對企業的溝通難題，視頻會議系統應需而生，國內外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統。視頻會議與傳統的電話會議相比優勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環境，在溝通交流方面互動性更強一些。召開視頻會議不僅可以聽到發言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠程教育和培訓真正成為現實。視頻會議系統不僅方便企業隨時召開內部會議、技術交流，還可以幫助企業解決異地培訓、異地招聘等難題。它使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內部的協同力和競爭力。

　　視頻會議的優勢

　　視頻會議系統是利用專網或公眾互聯網來實現的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統。

　　視頻會議系統在企業中的普遍應用模式包括以下幾種：

　　首先，用于企業內部溝通。分布在不同地域的企業分支機構，借助視頻會議系統就可以隨時隨地與總公司進行溝通，不需要浪費時間在旅途上，為企業縮短了決策時間，提高了公司的運作效率。

　　其二，向公眾和目標客戶進行產品的可視化推廣，增強直觀性。俗話說“眼見為實”，通過展示產品，讓客戶直觀的看到產品的外觀，工作狀態，性能等，比只是拿出幾組數據更有說服力。

　　其三，與非本地客戶進行可視化的互動交流，增強真實感。以往與異地客戶溝通需要相關人員多次往返兩個城市，費時費力。采用視頻會議系統就像面對面交流一樣，可以及時了解客戶需求。

　　其四，對分支機構企業員工進行在崗培訓。企業規模的日益擴大，機構的日益分散，讓員工的業務培訓和思想工作變得困難重重，集中式培訓耗費大量的資金和時間。視頻會議系統將幫助企業建立基于互聯網絡的培訓教室，讓遠在天邊的老師與學生面對面的交流和溝通，實現企業遠程教育和培訓的夢想。

　　其五，對公司自身或客戶進行遠程可視化技術支持和維護。通過視頻會議軟件系統可得到技術人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業的信任和滿意程度。

　　其六，視頻會議系統可用于可視化招聘。企業相關人員赴異地招聘不僅費時費力，還往往因為招聘負責人精力有限只能前往幾個城市，錯過更多地方的英才。有了視頻會議系統，求職者可以在當地的分支機構連線總部，直接“面對面”交流，節約了雙方的時間，并為公司招徠更多人才。

　　視頻會議技術的誕生，徹底打破了傳統的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個人來說，這種先進的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節約差旅費用，減少旅途消耗，同時提高了信息傳達速度，就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通，使人們更有效的交流，因為可視化的交流是最自然的交流方式。

　　據分析，一家年營業額在2000萬的企業，每年花費在差旅上的費用就占了15%，大約是300萬元。使用視頻會議系統后，可節約近50%，每年的差旅費降低到100-150萬元。而構建一套總部1個結點，10個分支結點的視頻會議系統，費用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節約差旅費和通訊費只是視頻會議系統最直觀的優點，相比于因效率提升而帶來的經濟效益增長簡直微不足道。

　　選擇最適合的視頻會議系統

　　視頻會議系統與硬件、軟件、網絡密切相關，每家企業實際情況不一樣，所需的視頻會議系統也不盡相同，應綜合分析并與廠商多交流，選擇最適合的視頻會議系統。

　　按網絡平臺劃分，視頻會議系統可分為基于專網的視頻會議系統、基于混網和Internet公網的視頻會議系統兩大類。按構建方式劃分，視頻會議系統可分為軟件視頻會議和硬件視頻會議兩種，一般視頻會議系統主要包擴MCU多點控制器\會議室終端\PC桌面型終端\電話接入網關(PSTNGateway)\Gatekeeper(網閘)等幾個部分。按會議質量劃分，又有標清視頻會議系統和高清視頻會議系統兩類。

　　鋪設專網雖然可以保證會議質量，但是投入成本高出許多，對發展中的中小企業來說并不適合。事實上，目前互聯網已經發展得非常好了，即使是便宜的ADSL線路也能夠提供384Kbps以上的帶寬，這樣的帶寬完全能夠滿足視頻會議清晰、流暢的應用效果。因此，一般情況下選擇公眾互聯網足矣。　

　　采用基于PC的純軟件解決方案雖然會議軟件本身費用不高，但每個會議室還要配專用PC、單獨的視音頻采集設備（如USB攝像頭、耳麥）以及操作系統等相關基礎軟件，再加上安裝、維護等方面的開銷，綜合起來，其成本其實并不低。而純硬件解決方案不僅可以實現高品質的會議效果，而且可以通過高集成度的一體化終端設備完成所有功能，無需另配其他硬件和軟件設施，即插即用、使用簡單、無需維護，因此其綜合成本反而比純軟件的便宜。總體來說，純軟件更適合個人辦公部署（基于現有辦公PC），純硬件則適合會議室部署。

　　2007年標清視頻會議仍是市場主流，占據了93.60%的市場份額，而代表未來技術升級趨勢的高清視頻會議僅占6.40%的市場份額。高清視頻會議系統優勢表現在以下幾個方面：高分辨率格式所具備的更高的像素數可以提升畫面質量，使大屏幕上的畫面顯得更清晰、流暢；流暢清晰的視頻質量、高品質的音效能夠提升與會者的參會體驗，幫助與會者專注于會議本身的內容；同時，高清晰度的畫面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像，從而讓更多的與會者出現在畫面中，使得更多的與會者參加會議；高清晰度帶來的高分辨率圖像，能夠清晰地顯示細節內容，尤其是在圖形操作（如設計圖紙、動畫的討論、地形圖等），對于依賴于視覺進行溝通的異地人員來講，有極大的好處。與標清視頻會議系統相比，成本較高，對網絡要求也更高。

　　企業應該綜合分析公司的實際需求，包括投入成本、網絡帶寬、設備管理等，選擇最適合自己的視頻會議系統。

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文章來源：中國投影網