當你“飛越”了千山萬水到達另一個城市或國度，只為開一個半小時的會議時，你是否會心有不甘？當你睜開惺忪的睡眼，還沒卸下旅途的勞頓即要“爬”到會議室，面對老板嚴肅的面孔時，你是否會忍不住唉聲嘆氣；而另一方面，繁復的會議籌備已經讓人焦頭爛額，油價的上漲又加重了公司差旅費的負擔，老板的臉上又怎會不陰云密布……這樣的情形聽起來便已經讓人疲憊不堪了。

　　但是，最近幾年，這樣的奔波勞碌正在被視頻會議慢慢取代。“現在不用總跑去外地出差，好像在MSN上視頻聊天一樣輕輕松松地開會，也為單位減少了許多差旅支出”，齊嘉感慨說，“取代遠程商務交流的視頻會議讓公司的員工無論身處何地都能面對面交流。”

　　將“省”字貫徹到底

　　齊嘉來到鐵路系統工作已經八年了。“鐵路系統的文件下達得很及時也很細致，在我剛畢業的那幾年，經常被派去外地學習鐵路知識，以及與全國各個鐵路系統分支一起討論工作心得。會議多的時候，辦公室里的一半人都去外地聽報告。可想而知，辦公室的工作就讓所剩無幾的同事們手忙腳亂了。”如此多的差旅開銷和不合理的雇員分配，恐怕再大的企業也會撓頭，工作人員不得不花費大量的時間用于出差路途上和會務準備上，既增加成本開支，又影響效率。2006年起，齊嘉的單位用視頻會議取代了遠程差旅：“最大的一個優勢是它提高了我們的決策進度。”說到這里，齊嘉回憶起了一段小插曲：“一次，我和遠在無錫的同事在設計圖紙的問題上出現了分歧，一時難以解決，后來我們打開視頻會議系統，看著彼此的設計圖才準確地了解到對方的想法，最終我們達成了共識。我想，如果這次是通過電話來交流，恐怕得大費口舌。而如果用郵件發送圖紙，那么看圖和討論這兩件事也不能達到同步。”

　　減少了時間和開支上的無謂消耗，會議變得更加省時省力，而一些公司更是將視頻會議系統推而廣之，別出心裁地推出了“視頻招聘”。Canny是一家香港公司人力資源的管理者，幾年前她經常往返于各大城市的各大高校主持面試，“本想到那個城市玩一玩，但每天接待那么多的應聘者后，也沒有那個閑情雅致了。”她抱怨起四年前的生活。隨著公司規模的逐漸壯大，在全國各地都建立起了分部，人才招聘這一部分也被納入了壯大的行列。只不過，這次不用Canny再當“苦力”，只要通過視頻會議系統就可以完成“視頻招聘”。“從前，看了應聘者的簡歷，恐怕要等一周時間才能把人才們等來。而有了視頻會議系統，求職者可以在當地的分支機構連線總部，直接‘面對面’交流，節約了雙方的時間，并為公司招來更多人才。”

　　視頻會議角色多

　　由此不難看出，視頻會議的主要特點在于使在兩個或多個地點的用戶進行各會場間實時傳送聲音、圖像。參加視頻會議的人，可以通過電視發表意見，并觀察對方的形象、動作、表情等。同時還可以附加靜止圖像、文件、數據等信號的傳送，使在不同地點參加會議的人感到如同在一個會議室進行面對面開會，于是，在節省人力、物力、財力的同時實現了便捷和新穎。這使得視頻會議系統在不同的領域中扮演著越來越重要的角色。例如在醫療業，通過視頻會議可以進行遠程會診、遠程醫療培訓等；而把視頻會議系統應用于教育領域，方便了開展遠程教育、在線培訓等。

　　據調查顯示，我國在政府、金融、能源、通信、交通、醫療、教育等重點行業機構中，使用視頻會議的用戶比例達到了66.3%，中國視頻會議系統市場也在近兩年步入穩步快速發展階段。更有預測，未來3年內，視頻會議系統將以年平均增長率26.1%的速度增長。據北京視高科技銷售負責人宋振介紹，由于目前視頻會議系統造價不菲，初期投入預算往往高達數十萬甚至上百萬元，而會議服務器的線路租用費，更是一個無底洞，所以許多單位，特別是中小企業用戶只能是望而卻步。相比之下租用平臺優勢很明顯，用戶只要利用現有的計算機和網絡，根據使用需求，支付較少的租用費用，添加攝像頭和耳麥就可以進行遠程交流，于是，許多中小企業也成了使用視頻會議的主力軍。

　　視頻會議室里有學問

　　當然，要想效果好，還需要精心打造的視頻會議室。看似只需要尖端技術支持的視頻會議，其實，在會議室的設計上也很有講究。室內設計師姚可曾經為多家大型公司做過視頻會議室的裝潢及燈光設計，據他介紹，“視頻會議室不同于普通會議室，它既是開會的場所，同時又是放置視頻會議系統設備的場所，會議室內使用的攝影裝置、會場的燈光以及色彩背景等對視頻圖像的質量影響非常大。為了提供給參加會議人員舒適的參會環境，背景墻的顏色通常選擇米色或灰色，而墻壁、地板、天花板等均應與背景墻的顏色相匹配，通常采用淺藍色、淺灰色等。每面墻都不適宜用復雜的圖案或掛復雜的畫幅，以免攝像機移動或變焦時圖像產生模糊現象。最好將窗戶密封或者安裝茶色玻璃，也可以掛厚布窗簾以防止陽光直射設備。會議桌布置采用排式比較好，同時，為減少面部陰影，會議桌建議采用淺色桌面。更為重要的是，室內設計要逼真地反映會場的人和物，使與會者有一種臨場感，以便達到視覺與語言交換的良好效果。”

　　而燈光方面，視頻會議室的標準更是細致入微，“燈光照度是視頻會議室的一個基本的必要條件，由于電視會議召開時間具有隨機性，室內要應用人工冷光源，避免自然光。為了使光源對人眼視覺沒有不良影響，因此要選擇三基色燈。燈光的方向比燈光的強度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會者臉上有均勻光照。從安裝位置上來講，三基色燈一般安裝在會議室天花板上，要在天花板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，依靠天花板對燈光的反射、散射照亮整間會議室。”

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